DeltaDesk: alle Funktionen

80 Funktionen in 11 Bereichen — vollständig und ohne Verkaufston. Für Handwerks- und Servicebetriebe mit Technikern im Außendienst — wer heute Rechnungsprogramm, Excel-Listen und Urlaubszettel nebeneinander pflegt, ist richtig.

Abrechnung: Grundpaket je Firma plus je weiterem Benutzer
Umfang: Rechnungen, Lager und Personal in einer App
Anmeldung: Microsoft 365 oder E-Mail
Hosting: eigene Server in Deutschland

Angebote, Aufträge und Rechnungen

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung als durchgehende Kette mit eigenen Nummernkreisen
Teil- und Schlussrechnungen nach Prozent oder Festbetrag
Sammelrechnung mit getrennten Abschnitten für Angebotsleistungen und Leistungen nach Aufwand
Gutschrift und Stornorechnung; festgeschriebene Rechnungen sind nach GoBD unveränderlich
Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Festschreiben
Steuerfälle: Regelbesteuerung, Kleinunternehmer nach § 19, Reverse Charge nach § 13b, innergemeinschaftliche Lieferung
Ausweis der Arbeitskosten nach § 35a EStG für Privatkunden, Skonto
Online-Annahme von Angeboten über einen persönlichen Link, mit Kommentar; die Auftragsbestätigung entsteht automatisch
Nachfass-Erinnerung für offene Angebote, manuell oder automatisch
Dauerrechnungen von monatlich bis jährlich — als Entwurf, festgeschrieben oder automatisch versendet

E-Rechnung, Druck und Versand

Ausgabe als ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten) oder XRechnung
Eingehende E-Rechnungen einlesen und formal gegen EN 16931 prüfen
PDF-Belege nach DIN 5008 in drei Gestaltungen, mit Logo, Briefpapier, Unterschrift und Stempel
QR-Code zum Bezahlen auf der Rechnung
Versand per E-Mail aus dem eigenen Postfach — SMTP oder Microsoft 365
Briefversand über LetterXpress mit Preis vorab, auf Wunsch als Einschreiben, mit Sendungsverfolgung
„Festschreiben und senden“ in einem Schritt, mit PDF-Vorschau; Sammelversand

Zahlungen und Mahnwesen

Offene Posten je Kunde und gesamt
Kontoauszug im Format CAMT.053 einlesen; eindeutige Zahlungen werden automatisch zugeordnet, Skonto erkannt
Drei Mahnstufen: Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung — Texte je Stufe anpassbar
Täglicher Mahnlauf, der vorschlägt und nichts selbst verschickt
Mahnsperre je Rechnung oder je Kunde
Liquiditätsvorschau aus offenen Posten

Eingangsrechnungen

Hochladen von bis zu 20 Dateien auf einmal
Automatischer Abruf eines Rechnungspostfachs alle 15 Minuten, per IMAP oder Microsoft 365
Die KI liest aus einfachen PDF-Rechnungen Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und IBAN aus
Eingehende E-Rechnungen werden erkannt und geprüft

Steuerberater und Betriebsprüfung

DATEV-Export im Format EXTF: Buchungsstapel, Debitoren-Stammdaten und Belege als PDF
Zuordnung von Sachkonten für den Export
GoBD-Export für den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO, lesbar mit Prüfsoftware wie IDEA
Verfahrensdokumentation nach GoBD, automatisch vorbefüllt
Umsatz und Umsatzsteuer je Monat oder Quartal
Umsatzanalyse nach Kategorie, Artikel und Kunde, mit Vorjahresvergleich

Stunden und Material

Stunden in Viertelstunden-Schritten auf Kunde und Auftrag
Kennzeichen abrechenbar und vor Ort, Nachlass je Eintrag
Standard- oder kundenbezogener Stundensatz
Material erfassen und dabei vom Fahrzeug oder Lager abbuchen
Nicht abrechenbare Leistungen erscheinen „ohne Berechnung“ auf der Rechnung
Offene Leistungen direkt in eine Rechnung übernehmen; jeder Eintrag zeigt, mit welcher Rechnung er berechnet wurde
Techniker können neue Kunden vorschlagen, die Buchhaltung gibt sie frei

Lager und Inventur

Zentrallager, weitere Lager und Fahrzeuge als eigene Lager
Umbuchungen zwischen allen Lagern
QR-Scanner im Browser; Material per QR direkt auf einen Auftrag buchen
Inventur je Standort mit Soll-Ist-Ampel und Protokoll
Jahresinventur mit Warenwert
Artikel-Sets, Kundenpreise und Einheiten mit E-Rechnungs-Code
Artikel per KI über EAN oder Herstellernummer finden

Aufträge und Einkauf

Aufträge mit Kunde, Techniker und Fahrzeug
Material wird für den Auftrag reserviert; was geladen wird, ist gebucht
Beim Abschluss entsteht automatisch der Lieferschein, per Mail an den Kunden
Kennzeichen „wartet auf Ware“
Bestellvorschläge je Lieferant aus Mindestbeständen
Bestellungen mit Status, Wareneingang zur Bestellung inklusive Teillieferungen
Direktlieferung vom Lieferanten zum Kunden (Streckengeschäft)
Lieferschein fotografieren — die Positionen werden erkannt

Personal

Urlaubskonto je Mitarbeiter, auch für Teilzeit mit festen Wochentagen
Feiertage aller 16 Bundesländer, Urlaubskalender, Antrag und Genehmigung
Resturlaub-Übernahme ins neue Jahr mit Erinnerungen
Krankmeldungen mit automatischer Zählung der Arbeitstage und Kennzeichen „an DATEV übergeben“
Namen von Kranken sieht nur die Personalabteilung; Benachrichtigungen enthalten keine Details
Reisekosten: Fahrten, Verpflegungspauschalen einschließlich gestellter Mahlzeiten, Übernachtung und Nebenkosten
Auslagen mit Belegen, Genehmigung und Kennzeichen „ausgezahlt“
Schulungen mit Ampel, Nachweis-Upload, Bestätigung durch die Personalabteilung und Erinnerungen
Anfragen für Arbeitsmaterial
Mitteilungen, Umfragen und Dienstanweisungen an Personen oder Gruppen, mit Lesebestätigung

Dashboard und Kontakte

Dashboard mit Reitern für Aufgaben, eigene Übersicht, Buchhaltung, Personal und Lager
Kacheln frei anordnen; Rot heißt: hier ist etwas zu tun
„Was hängt“: offene Punkte aus Vertrieb, Disposition, Buchhaltung und Einkauf, jeweils mit Direktlink
Morgendliche Mail um 7 Uhr, nur mit Anzahlen
Kontakte mit mehreren Adressen und Niederlassungen unter der Kundennummer der Hauptfirma
Kontakt-Import aus CSV oder Excel; die Postleitzahl füllt den Ort aus

Zugang, Rollen und Hilfe

Anmeldung mit dem DeltaSoft-Konto — Microsoft 365 oder E-Mail mit Zwei-Faktor-Anmeldung
Neue Mitarbeiter werden per E-Mail-Adresse freigeschaltet, ohne eigenes Kennwort für DeltaDesk
Acht Rollen, auch mehrere je Person: Admin, Techniker, Lagerist, Fahrer, Buchhaltung, Angebotsersteller, Personalabteilung, Einkäufer
Jede Rolle sieht nur ihren Bereich; eigene Ansicht fürs Handy
Strikte Trennung der Mandanten, durch automatische Tests abgesichert
Rund 40 Hilfeartikel mit Suche und ein „?“ auf jeder Seite
Einrichtungs-Checkliste, die den Stand live zeigt; „Was ist neu“ zu jeder Version
Schnittstelle (API) mit eigenem Schlüssel je Mandant
Hosting auf eigenen Servern in Deutschland

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