Digitale Visitenkarten im Vertriebsteam — was sich in der Praxis bewährt
Fünfzig Karten auszurollen ist einfach. Sie zwei Jahre später noch aktuell zu halten, ist die eigentliche Aufgabe. Was beim Einführen im Team funktioniert — und welche vier Fehler regelmäßig gemacht werden.
Eine digitale Visitenkarte für eine Person einzurichten dauert zehn Minuten. Für ein Vertriebsteam mit fünfzig Personen ist es keine fünfzigfache Version derselben Aufgabe, sondern eine andere: Es geht um Einheitlichkeit, um Pflege und um die Frage, was passiert, wenn jemand geht.
Erst die Vorlage, dann die Karten
Der häufigste Fehler ist, mit der ersten Karte anzufangen und den Rest daran auszurichten. Was dabei entsteht, ist eine Sammlung: mal mit Foto, mal ohne, mal mit Mobilnummer, mal mit Durchwahl, drei verschiedene Schreibweisen der Firmierung.
Legen Sie stattdessen zuerst fest, was auf jeder Karte gleich ist — Logo, Farben, Firmenname, Rechtsform, Adresse, zentrale Rufnummer, Adresse der Webseite — und was je Person variiert. Danach ist das Anlegen ein mechanischer Vorgang.
Welche Felder Sie vorher entscheiden sollten
Diese vier führen erfahrungsgemäß am ehesten zu Uneinheitlichkeit:
- Mobilnummer: Bekommt sie jeder auf die Karte, oder nur der Außendienst? Einmal entschieden, für alle gleich.
- Position: Ausgeschriebene Funktionsbezeichnung oder Kurzform. „Key Account Manager“ und „KAM“ auf zwei Karten desselben Teams fallen auf.
- Foto: Mit oder ohne — und wenn mit, dann bitte alle mit demselben Zuschnitt und Hintergrund. Gemischt wirkt es unaufgeräumt.
- Sprache: Ein Team, das international arbeitet, braucht eine Regel dafür, ob die Karte deutsch, englisch oder zweisprachig ist.
Die Karte ist nicht der Zweck — der Kontakt ist es
Eine digitale Karte hat gegenüber Papier einen Vorteil, der oft ungenutzt bleibt: Der Empfänger kann den Kontakt mit einem Tippen im Telefon speichern. Genau das ist der Moment, um den es geht.
Prüfen Sie deshalb bei jeder Karte, ob die Kontaktdatei sauber ist: Vor- und Nachname getrennt, Firma und Position gefüllt, die Rufnummer im internationalen Format mit Ländervorwahl. Eine Nummer, die als „0221 …“ gespeichert wird, funktioniert im Ausland nicht.
Vier Fehler, die regelmäßig vorkommen
- Karten werden angelegt, aber nie wieder angefasst. Nach zwei Jahren stimmen Durchwahlen und Positionen bei einem Drittel nicht mehr. Ein fester Termin einmal im Jahr, an dem jeder seine eigene Karte bestätigt, verhindert das mit geringem Aufwand.
- Ausgeschiedene Mitarbeiter bleiben online. Die Karte hängt an einer Adresse, die weiter aufrufbar ist — und der QR-Code steckt in der E-Mail-Signatur von Hunderten versendeter Nachrichten. Deaktivieren gehört in dieselbe Liste wie das Sperren des Kontos.
- Der QR-Code ist zu klein gedruckt. Auf einem Aufsteller, der aus zwei Metern gelesen wird, braucht der Code Kantenlänge. Als Anhaltspunkt: etwa ein Zehntel des Leseabstands, also zwanzig Zentimeter bei zwei Metern.
- Es gibt keine Zahlen. Wer nicht sieht, wie oft eine Karte geöffnet und wie oft der Kontakt tatsächlich gespeichert wurde, kann nicht beurteilen, ob die Umstellung etwas gebracht hat.
Wenn mehrere Gesellschaften im Spiel sind
Unternehmensgruppen mit mehreren Firmierungen brauchen eine Trennung, die über unterschiedliche Logos hinausgeht: eigenes Impressum, eigene Datenschutzerklärung, eigene Adresse im Fuß der Karte. Wer das über eine gemeinsame Vorlage löst, produziert Karten, die rechtlich nicht sauber sind.
In DeltaCard ist jede Gesellschaft ein eigener Mandant mit eigenem Erscheinungsbild und eigenen Pflichtangaben. Die Verwaltung bleibt zentral, die Karten bleiben getrennt — und ein Wechsel zwischen den Gesellschaften ändert nicht versehentlich die Karten der anderen.
Ein Vorgehen, das sich bewährt hat
Für ein Team ab etwa zwanzig Personen:
- Vorlage festlegen und mit drei Karten testen — eine Führungskraft, eine im Außendienst, eine im Innendienst.
- Die drei Karten auf einem iPhone und einem Android-Gerät öffnen und den Kontakt speichern. Was dabei auffällt, fällt sonst fünfzigmal auf.
- Erst dann die restlichen Karten anlegen, möglichst aus der vorhandenen Personalliste statt von Hand.
- QR-Code und Link in die E-Mail-Signatur aufnehmen. Dort wird er häufiger benutzt als auf jedem gedruckten Medium.
- Einen jährlichen Prüftermin setzen und den Abgang aus dem Unternehmen mit dem Deaktivieren der Karte verknüpfen.