E-Rechnungspflicht im Handwerk — was 2027 gilt und was sich ab 2028 ändert
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025, versenden bald auch. Wann die Übergangsfrist für Ihren Betrieb endet, welche Formate zählen, warum ein PDF keine E-Rechnung ist — und welche Rechnungen gar nicht betroffen sind.
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht an einem Stichtag, sondern in drei Stufen. Die erste liegt schon hinter Ihnen, die zweite beginnt am 1. Januar 2027, die dritte ein Jahr später. Welche davon für Ihren Betrieb gilt, hängt an einer einzigen Zahl: dem Umsatz des Vorjahres.
Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Steuerberatung. Für Sonderfälle in Ihrem Betrieb ist Ihre Steuerkanzlei die richtige Adresse.
Die drei Stufen im Überblick
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen, also den inländischen B2B-Bereich:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
- Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen versenden. Ein PDF per E-Mail setzt dabei die Zustimmung des Empfängers voraus.
- Bis 31. Dezember 2027: Diese Übergangsregel gilt nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 € nicht überschritten hat.
- Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen.
Für 2027 kommt es also auf den Umsatz von 2026 an. Ein Handwerksbetrieb mit 650.000 € Jahresumsatz darf 2027 noch Papier oder PDF verschicken, ein Betrieb mit 1,2 Mio. € nicht mehr. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte nicht auf das letzte Quartal warten, sondern ohnehin für 2027 umstellen.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Entscheidend ist, dass eine Software die Angaben ohne Abtippen auslesen kann.
Ein PDF erfüllt das nicht, auch wenn es am Bildschirm erstellt und per E-Mail verschickt wird. Es gilt als sonstige elektronische Rechnung und ist nach Ablauf der Übergangsfrist im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Welche Formate zählen
In der Praxis kommen zwei Formate in Frage:
- XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht. Bei öffentlichen Auftraggebern ist sie seit Jahren verbreitet.
- ZUGFeRD: ein PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. Der Empfänger kann es lesen wie gewohnt, seine Software liest die eingebetteten Daten. Zulässig ab dem Profil EN 16931 (früher „Comfort“) und darüber.
Vorsicht bei ZUGFeRD: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten deshalb nicht als E-Rechnung. Ein Programm, das „ZUGFeRD“ auf die Rechnung schreibt, erfüllt die Pflicht nur, wenn das Profil stimmt.
Welche Rechnungen nicht betroffen sind
Nicht jede Rechnung muss künftig strukturiert sein:
- Rechnungen an Privatkunden: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Die Badsanierung beim Hauseigentümer dürfen Sie weiter als Papier oder PDF abrechnen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
- Fahrausweise.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Für viele Handwerksbetriebe ist das ein wichtiger Punkt: Wer überwiegend für Privatkunden arbeitet, ist vom Versand nur bei den Aufträgen betroffen, die an Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer oder andere Betriebe gehen. Diese Aufträge sind aber oft die größeren.
Empfang: die Pflicht, die schon gilt
Seit Anfang 2025 kann Ihnen jeder Lieferant eine E-Rechnung schicken, und Sie dürfen sie nicht ablehnen. Der Großhändler, der auf XRechnung umstellt, schickt dann eine XML-Datei, die ohne passendes Programm nur als unlesbarer Text erscheint.
Hinzu kommt die Aufbewahrung: Maßgeblich ist bei einer E-Rechnung die strukturierte Datei, nicht ein Ausdruck davon. Wer die XML-Datei ausdruckt und die E-Mail löscht, hat das Original nicht aufbewahrt.
Was bis Ende 2026 zu tun ist
Eine überschaubare Liste, die sich in wenigen Wochen abarbeiten lässt:
- Umsatz 2026 abschätzen und festhalten, ob die Übergangsregel für 2027 greift.
- Ein festes Postfach für eingehende Rechnungen einrichten und Lieferanten mitteilen.
- Prüfen, ob das eigene Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 erzeugt — nicht nur ein PDF.
- Bei Geschäftskunden die Rechnungsadresse und gegebenenfalls eine Leitweg-ID oder Bestellnummer erfassen, die der Empfänger verlangt.
- Klären, wie eingehende E-Rechnungen geprüft, freigegeben und im Original aufbewahrt werden.
Wie DeltaDesk damit umgeht
DeltaDesk erstellt Rechnungen wahlweise als ZUGFeRD oder XRechnung. Eingehende E-Rechnungen liest es ein und prüft sie formal gegen die EN 16931; das Rechnungspostfach wird alle 15 Minuten abgerufen. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt und können weiter als PDF gehen.