Mahnwesen im Handwerk — wann ein Kunde in Verzug ist und wie viele Mahnungen nötig sind
Drei Mahnungen schreibt kein Gesetz vor. Wann ein Kunde tatsächlich in Verzug ist, was Sie dann verlangen dürfen, wann das gerichtliche Mahnverfahren sinnvoll ist — und warum die Verjährung schneller kommt, als man denkt.
Im Handwerk wird die Arbeit vorfinanziert: Material, Löhne, Fahrzeuge. Bleibt eine Rechnung offen, fehlt das Geld nicht irgendwo, sondern auf dem eigenen Konto. Trotzdem wird gemahnt, wie man es immer gemacht hat — dreimal, mit wachsendem Abstand, und oft ohne zu wissen, ab wann der Kunde rechtlich überhaupt in Verzug ist.
Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Fällig heißt noch nicht in Verzug
Eine Rechnung ist fällig, wenn der Kunde zahlen muss. In Verzug ist er erst, wenn weitere Voraussetzungen hinzukommen. Das Gesetz kennt dafür drei Wege:
- Durch Mahnung: Mahnen Sie nach Fälligkeit, ist der Kunde ab Zugang der Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
- Durch einen Termin nach dem Kalender: Ist ein Zahlungstermin vertraglich vereinbart, etwa „zahlbar bis 15. Oktober“ im Auftrag, tritt Verzug mit Ablauf dieses Tages ein, ohne dass es einer Mahnung bedarf (§ 286 Abs. 2 BGB).
- Durch Zeitablauf: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist der Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).
Zwei Einschränkungen sind wichtig. Erstens: Ein Zahlungsziel, das Sie nur einseitig auf die Rechnung schreiben, ist in der Regel keine vertragliche Vereinbarung. Wer sich darauf verlassen will, sollte den Termin im Angebot oder Auftrag festhalten — oder nach Ablauf mahnen.
Zweitens: Bei Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ein Satz wie „Sie geraten spätestens 30 Tage nach Zugang dieser Rechnung in Verzug“ gehört deshalb auf jede Rechnung an Verbraucher.
Wie viele Mahnungen nötig sind
Gesetzlich: keine bestimmte Zahl. Eine einzige Mahnung nach Fälligkeit genügt, um den Verzug herbeizuführen, und wenn der Verzug schon nach § 286 Abs. 2 oder 3 BGB eingetreten ist, braucht es gar keine.
Die üblichen drei Stufen sind kaufmännische Gewohnheit, keine Pflicht. Sie haben trotzdem ihren Sinn, weil die meisten offenen Rechnungen schlicht vergessen wurden und ein freundlicher Hinweis genügt:
- Zahlungserinnerung: sachlich, ohne Vorwurf, mit Rechnungsnummer, Betrag und Bankverbindung.
- 1. Mahnung: deutlicher, mit neuer Frist und gegebenenfalls dem Hinweis auf Verzugszinsen.
- 2. Mahnung: letzte Frist mit der Ankündigung, dass danach ohne weitere Nachricht das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet wird.
Eine Frist von 7 bis 14 Tagen je Stufe hat sich bewährt. Wer die Abstände länger zieht, verschenkt Zeit; wer bei Stammkunden sofort mit der zweiten Stufe beginnt, verschenkt das Verhältnis.
Was Sie ab Verzug verlangen dürfen
Ab Eintritt des Verzugs stehen Ihnen zu:
- Verzugszinsen gegenüber Privatkunden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB).
- Verzugszinsen gegenüber Unternehmen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).
- Verzugspauschale gegenüber Unternehmen: 40 € je Forderung (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet.
- Ersatz weiterer Verzugsschäden, etwa Kosten eines Anwalts nach Verzugseintritt.
Der Basiszinssatz wird von der Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli festgelegt. Nennen Sie in der Mahnung deshalb die Formel, keinen fest ausgerechneten Prozentsatz — der ist nach dem nächsten Stichtag womöglich falsch.
Nicht ersetzt verlangen können Sie dagegen die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst begründet. Sie ist die Voraussetzung für den Verzugsschaden, nicht schon seine Folge.
Wenn nichts mehr kommt: das gerichtliche Mahnverfahren
Nach der letzten Frist ist der nächste Schritt nicht die Klage, sondern der Mahnbescheid. Er wird über online-mahnantrag.de beantragt, ohne Anwalt und ohne Prüfung, ob die Forderung berechtigt ist. Widerspricht der Kunde nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid, aus dem Sie vollstrecken können.
Widerspricht er, geht das Verfahren ins streitige Verfahren über. Spätestens dann lohnt sich anwaltliche Unterstützung.
Die unterschätzte Frist: Verjährung
Forderungen aus Handwerkerleistungen verjähren regelmäßig nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§ 199 BGB). Eine Rechnung aus März 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029.
Mahnungen halten die Verjährung nicht auf. Gehemmt wird sie unter anderem durch die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Wer offene Posten über Jahre liegen lässt, sollte deshalb vor jedem Jahreswechsel prüfen, was zum 31. Dezember verjährt.
Das eigentliche Problem ist die Disziplin
Die Regeln sind überschaubar. Schwierig ist, sie im Alltag durchzuhalten: Wer tagsüber auf der Baustelle steht, sieht abends nicht auch noch die offenen Posten durch. Dann bleibt die Zahlungserinnerung liegen, bis aus 14 Tagen drei Monate geworden sind.
DeltaDesk bildet die drei Stufen ab — Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung — mit Texten, die Sie selbst anpassen. Ein täglicher Mahnlauf schlägt vor, welche Rechnungen fällig sind, verschickt aber nichts von sich aus; die Entscheidung bleibt bei Ihnen. Für Kunden, bei denen eine Zahlung abgesprochen ist, setzen Sie eine Mahnsperre je Rechnung oder für den ganzen Kunden. Zahlungseingänge gleicht DeltaDesk über den Kontoauszug im Format CAMT.053 ab, damit niemand gemahnt wird, der schon bezahlt hat.