Rechnung falsch — und jetzt? Korrigieren nach GoBD und § 14 UStG
Eine verschickte Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden. Wie Sie sie richtig korrigieren, welche Pflichtangaben häufig fehlen, was bei zu viel ausgewiesener Umsatzsteuer passiert und wie lange Rechnungen aufzubewahren sind.
Falsche Hausnummer, vergessene Position, falscher Steuersatz: Fehler in Rechnungen kommen in jedem Betrieb vor. Der naheliegende Reflex — Datei öffnen, korrigieren, neu verschicken — ist genau der, der bei einer Betriebsprüfung Ärger macht.
Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Steuerberatung.
Warum Überschreiben nicht erlaubt ist
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen unveränderbar sind. Eine Änderung darf den ursprünglichen Inhalt nicht so beseitigen, dass er nicht mehr feststellbar ist.
Für Rechnungen heißt das: Eine verschickte Rechnung bleibt, wie sie ist. Sie wird weder gelöscht noch überschrieben, und ihre Nummer wird nicht ein zweites Mal vergeben. Die Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig bleiben — eine Lücke oder eine doppelte Nummer fällt bei einer Prüfung auf.
Zwei Wege zur korrekten Rechnung
In der Praxis stehen zwei Verfahren zur Verfügung:
- Stornorechnung und neue Rechnung: Die fehlerhafte Rechnung wird durch eine Stornorechnung mit eigener Nummer vollständig aufgehoben, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Danach wird eine neue, richtige Rechnung mit neuer Nummer ausgestellt.
- Rechnungsberichtigung: Ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt und nur die fehlerhaften oder fehlenden Angaben ergänzt oder berichtigt (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Der erste Weg ist im Handwerk der gebräuchlichere, weil er für alle Beteiligten nachvollziehbar ist: Der Kunde hat am Ende eine vollständige, richtige Rechnung und nicht zwei Dokumente, die er zusammenlesen muss. Informieren Sie ihn trotzdem kurz, warum er zwei neue Belege erhält.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Viele Korrekturen werden nötig, weil eine dieser Angaben fehlt oder falsch ist:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Skonto
- Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Eine Besonderheit betrifft das Handwerk direkt: Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden muss die Rechnung darauf hinweisen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Dieser Satz fehlt auffallend oft.
Für Privatkunden ebenfalls wichtig: Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG brauchen sie eine Rechnung, auf der die Arbeitskosten erkennbar sind. Wird das vergessen, folgt meist die Bitte um eine neue Rechnung.
Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen
Ein häufiger Fehler mit unangenehmer Folge: Steht auf der Rechnung ein höherer Steuerbetrag, als gesetzlich geschuldet ist, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag trotzdem (§ 14c Abs. 1 UStG). Das gilt etwa, wenn 19 % statt eines niedrigeren Satzes berechnet wurden oder ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist.
Die gute Nachricht: Der Betrag lässt sich durch eine Berichtigung der Rechnung wieder richtigstellen. Bis dahin ist er abzuführen. Sprechen Sie in diesem Fall mit Ihrer Steuerkanzlei, bevor Sie korrigieren.
Wie lange Rechnungen aufzubewahren sind
Seit 2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; vorher waren es zehn. Grundlage ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Aufzubewahren sind alle Fassungen: die ursprüngliche Rechnung, die Stornorechnung und die neue Rechnung. Gerade die fehlerhafte Rechnung ist der Beleg dafür, dass korrekt korrigiert wurde.
Wie DeltaDesk damit umgeht
In DeltaDesk wird eine Rechnung vor dem Versand festgeschrieben. Dabei prüft das Programm die Pflichtangaben nach § 14 UStG; danach ist die Rechnung unveränderlich. Eine Korrektur ist nur über eine Stornorechnung möglich, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
Für Privatkunden weist DeltaDesk die Arbeitskosten nach § 35a EStG gesondert aus. Für Ihre Steuerkanzlei stehen ein DATEV-Export und ein GoBD-Export bereit.