Fuhrpark-Pflichten 2026 — was die Geschäftsführung wirklich wissen muss
Hauptuntersuchung, Sicherheitsprüfung, Tachograph, Führerscheinkontrolle, Versicherung: fünf Pflichten, die alle den Halter treffen. Was gilt, was es kostet — und warum eine Excel-Liste im Ernstfall nichts beweist.
Fuhrpark-Pflichten stehen in vier verschiedenen Gesetzen: Straßenverkehrsgesetz, Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung, EU-Verordnung 165/2014 und Versicherungsvertragsgesetz. Niemand hat sie an einer Stelle zusammengeschrieben — deshalb hier der Überblick, geordnet nach dem, was Sie tatsächlich tun müssen.
Die fünf Pflichten im Überblick
Jede davon trifft den Halter, also das Unternehmen — und über § 14 OWiG die Person, die für das Unternehmen handelt.
- Hauptuntersuchung und Sicherheitsprüfung — alle 24 beziehungsweise 12 Monate, § 29 StVZO
- Führerschein-Sichtkontrolle — zweimal jährlich, aus der Halterhaftung nach § 21 StVG
- Tachograph-Datenauslesung — Fahrzeug alle 90, Fahrerkarte alle 28 Kalendertage, VO (EU) 165/2014
- Schadensdokumentation — anlassbezogen, aus BGB und Versicherungsbedingungen
- Versicherungsprüfung — jährlich, aus dem Versicherungsvertragsgesetz und der Police
§ 21 StVG — die Halterhaftung
Der Gesetzestext ist unmissverständlich: Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer als Halter anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat. Das ist kein Bußgeld, sondern eine Straftat mit Eintrag im Bundeszentralregister.
Halter ist, wer das Fahrzeug auf eigene Rechnung nutzt und darüber verfügt — bei Firmenfahrzeugen also das Unternehmen. Die strafrechtliche Verantwortung trifft nach § 14 OWiG die natürliche Person, die für den Halter handelt.
Ein Fall aus der Praxis: Ein Disponent gibt einem Mitarbeiter den Schlüssel für einen 7,5-Tonner. Die letzte Führerscheinkontrolle liegt 14 Monate zurück. Bei einer Verkehrskontrolle stellt sich heraus, dass der Fahrer den Führerschein vor zwei Monaten nach einer Trunkenheitsfahrt abgegeben hat. Das Verfahren läuft dann nicht gegen den Disponenten, sondern gegen die Geschäftsführung. Eine halbjährliche Kontrolle hätte es verhindert.
Hauptuntersuchung: Fristen und Bußgelder
Die Fristen unterscheiden sich nach Fahrzeugart deutlicher, als viele annehmen:
- Personenkraftwagen: alle 24 Monate, ab dem dritten Jahr alle 12 Monate; Neuwagen erstmals nach 36 Monaten
- Lastkraftwagen über 3,5 Tonnen: zusätzlich jährliche Sicherheitsprüfung
- Anhänger und Auflieger: alle 12 Monate
- Taxi und Mietwagen: alle 12 Monate
Die Bußgelder für Personenkraftwagen sind gestaffelt: 15 € bis zwei Monate Überschreitung, 25 € bis vier Monate, 60 € bis acht Monate, darüber 75 € und ein Punkt. Bei Lastkraftwagen über 7,5 Tonnen sind es 100 € und ein Punkt.
Das eigentliche Risiko steckt aber nicht im Bußgeld. Es steckt darin, dass die Versicherung bei einem Schaden mit abgelaufener Untersuchung ihre Leistung kürzen kann — bei grober Fahrlässigkeit bis zur vollständigen Verweigerung.
Tachograph: zwei Fristen, die parallel laufen
Für gewerbliche Fahrzeuge ab 3,5 Tonnen ist der digitale Fahrtenschreiber seit 2006 Pflicht. Was dabei regelmäßig untergeht: Es gibt zwei getrennte Fristen, eine je Fahrzeug und eine je Fahrer.
- Massenspeicher im Fahrzeug: mindestens alle 90 Kalendertage auslesen
- Fahrerkarte: mindestens alle 28 Kalendertage auslesen
- Aufbewahrung: mindestens 12 Monate, in der Praxis werden 24 empfohlen
Fehlt eine Auslesung, sind 30 € je Tag und Verstoß fällig. Bei vorsätzlichem oder wiederholtem Datenverlust reicht der Rahmen bis 30.000 €.
Ein Fuhrpark mit 20 Lastkraftwagen und 30 Fahrern führt damit 50 voneinander unabhängige Fristenreihen. Von Hand ist das nicht zuverlässig zu führen.
Führerscheinkontrolle: klein, aber entscheidend
Die halbjährliche Sichtkontrolle steht so nicht im Gesetz. Die Rechtsprechung erkennt sie aber als Entlastungspflicht an — sie ist der Nachweis, dass Sie Ihrer Halterpflicht nachgekommen sind.
Damit sie im Zweifelsfall trägt, muss sie vier Anforderungen erfüllen:
- Der Mitarbeiter legt den Führerschein vor — physisch oder digital über eine offizielle Signatur. Ein zugeschicktes Foto genügt nicht.
- Datum, kontrollierende Person und Ergebnis werden festgehalten.
- Der Mitarbeiter bestätigt die Kontrolle.
- Die Dokumentation liegt in einem System, in dem sie nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann.
Genau am letzten Punkt scheitert die Excel-Liste. Für die eigene Erinnerung ist sie brauchbar; als Beweis vor Gericht ist sie es nicht, weil jede Zeile nachträglich änderbar ist und nichts festhält, wann sie geschrieben wurde.
Was das ohne System kostet
Eine vorsichtige Rechnung für einen Betrieb mit 40 Fahrzeugen: Etwa drei verpasste Hauptuntersuchungen im Jahr mit Bußgeld und Folgekosten kosten rund 1.000 €, fünf Tage Standzeit rund 600 €, nicht dokumentierte Kontrollen rund 600 €, versäumte Tachograph-Auslesungen rund 300 €.
Der größte Posten ist keiner davon: Acht Stunden Verwaltungsaufwand im Monat, mit 65 € angesetzt, ergeben über 6.000 € im Jahr. Zusammen liegt man bei knapp 9.000 € — und darin ist noch kein einziger Versicherungsfall enthalten, bei dem gekürzt wurde.
Woran man ein taugliches System erkennt
Unabhängig vom Anbieter sollten Sie auf vier Dinge achten:
- Gestufte Erinnerungen mit Vorlauf, nicht eine einzelne Mail am Fälligkeitstag
- Ein Protokoll, das jede Erinnerung, Kontrolle und Änderung mit Zeitpunkt und Person festhält und nachträglich nicht änderbar ist
- Anmeldung über das vorhandene Firmenkonto, damit ausscheidende Mitarbeiter automatisch den Zugang verlieren
- Ein vollständiger Export auf Knopfdruck — wer die eigenen Daten nicht herausbekommt, sitzt fest
DeltaFleet erfüllt diese vier Punkte und wird nach Flottengröße abgerechnet, nicht nach Nutzerzahl: 20 € im Monat bis 5 Fahrzeuge, 75 € bis 20, 150 € bis 50 und 250 € bis 100. Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate frei. Gehostet wird in Deutschland.
Ob sich das lohnt, können Sie selbst überschlagen: Eine einzige verhinderte Fristversäumnis im Jahr deckt bei den meisten Betrieben bereits die Lizenz.